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Professionnalisation des acheteurs - L'analyse des besoins (maîtrise)

Objectifs

  • Appréhender les notions indispensables à la définition du besoin

  • Définir le juste besoin par une analyse fonctionnelle

  • Identifier et maîtriser les règles d'élaboration du cahier des charges fonctionnel

  • Identifier la valeur ajoutée du besoin

  • Maîtriser les méthodes de définition des fonctions attendues d'un besoin

  • Caractériser les fonctions techniques et de services

  • Manager l'achat en prenant en compte sa valeur par la maîtrise des coûts engendrés

  • Transcrire le besoin au travers des cahiers des charges

Pédagogie

Apports didactiques au travers d'exposés, d'exemples concrets

Echanges – débats

Mises en situation professionnelles

QCM d'ouverture et de fin de formation

Programme

1. LES CONTRAINTES IMPOSEES PAR LA REGLEMENTATION
  • L'obligation de définir précisément le besoin (étendue et sanction de l'obligation): définir un besoin et non un produit.

  • L'objectivité des caractéristiques des commandes : Quand et comment est-il possible d'intégrer des noms de marques dans son CCTP ?

  • Les normes CE, NF et ISO.

  • L'exigence de labels dans le cahier des charges :

- Les cinq conditions de validité du label exigé par le pouvoir adjudicateur.

- L'acceptation de labels équivalents à celui exigé par le pouvoir adjudicateur.

- Le label spécifié et la définition des spécifications techniques.

2. L'ETUDE DE MARCHE / LE SOURCING
  • Procédures infructueuses : cahier des charges inadapté à la réalité du « marché fournisseur » - exemples

  • Restriction de la concurrence : cahier des charges réduisant la concurrence (effets de "niches") - exemples

  • Les gains attendus : améliorer la performance de l'achat par la définition d'une stratégie adaptée.

- Rapprocher l'offre et la demande (approche fonctionnelle du cahier des charges).

- Adapter la stratégie d'achat à la réalité du secteur économique (état de la concurrence notamment).

- Identifier son positionnement d'acheteur sur le "marché"

- Identifier les conséquences possibles de notre action sur le "marché" et les acteurs de ce "marché".

- Être plus performant dans l'achat (par exemple favoriser une meilleure négociation grâce à la connaissance du segment concerné : concurrence, prix, technologies nouvelles, services associés...).

  • A quel moment engager le sourcing.

  • Les précautions à prendre pour éviter les conflits d'intérêts et la rupture du principe d'égalité de traitement.

  • La comparaison avec des acheteurs de même catégorie et de même taille : les délais de passation, le taux d'infructuosité, le nombre d'avenants...

  • La création d'un plan de progrès : ou comment associer les fournisseurs à la performance du marché.

  • L'évaluation des fournisseurs : outils et techniques, limites juridiques à ce type d'évaluation.

3. DIAGNOSTIQUER LES BESOINS ET DEFINIR LES PRESTATIONS
  • Les quatre dimensions du besoin

- Qualité.

- Quantité.

- Prix.

- Délais.

  • L'analyse fonctionnelle du besoin

- L'association des utilisateurs, prescripteurs et experts.

- Connaître les principes régissant l'expression fonctionnelle.

- Appréhender les méthodologies applicables pour exprimer le besoin sous forme de fonctions.

- Définir les fonctions techniques et les fonctions de services.

- Caractériser une fonction.

- Hiérarchiser les fonctions attendues.

- Distinguer le cahier des charges fonctionnelles du cahier des clauses techniques.

  • Les outils d'aide à la définition des besoins :

- Analyse de Pareto appliquée aux fonctionnalités.

- Analyse fonctionnelle du besoin à satisfaire (concepts généraux, méthode QQOQCP-CP, méthode RESEAU, fonctions de service et fonctions techniques, CriNiFlex, contraintes, principes de mise en œuvre, détermination des critères fonctionnels et leur pondération, grilles d'analyse).

4. L'EXPRESSION DE LA CONTRAINTE FINANCIERE
  • Définir les coûts globaux, les coûts complets de l'achat.

  • Maîtriser le concept de cycle de vie de l'achat.

  • Analyse de la valeur de l'achat et maîtrise des coûts :

- Objectifs et caractéristiques.

- Analyse des coûts des fonctions techniques et évaluation du coût objectif de l'achat (détermination de la décomposition des coûts au travers des coûts fonctions).

- Le coût du cycle de vie (Art. 63 du nouveau Décret relatif aux marchés publics).

5. L'EXPRESSION DU BESOIN
  • La différence entre spécifications fonctionnelles et spécifications techniques : transformer le Cahier des Charges Fonctionnel en CCTP.

  • Utiliser le CCAP pour cadrer l'intervention des titulaires : les clauses de vérification, de délai et de sanction.

  • L'équilibre dans l'expression du besoin (critères / cahier des charges techniques).

  • S'assurer d'une expression de besoin compatible avec la concurrence.

6. LES RISQUES LIES A LA PROGRAMMATION DES BESOINS
  • Spécifications techniques faussant la concurrence

- Prescriptions réalisables par une seule entreprise

- Prescriptions excessives par rapport aux normes habituelles

- Prescriptions omises de manière inexplicable

  • Programmation défectueuse des besoins

- Programmation insuffisante

- Programmation surévaluée